تنمية مهارات السكرتارية و إدارة المكاتب

فكرة الدورة التدريبية

في ظل التطورات السريعة التي تشهدها منظماتنا العربية، لم تعد وظيفة السكرتارية أو إدارة المكاتب، من الوظائف التي يمكن أن تُكتسب فقط بالممارسة أو التجربة، بل أن طبيعة الظروف والمواقف التي يتعرض لها القائمون بهذه الوظيفة الحيوية جعلت من الضروري أن يهتم مطورون البرامج التدريبية والحريصون على تطوير العمل بالمنظمات العالمية بتقديم مجموعة من البرامج التدريبية المعدة خصيصاً لتلك الوظيفة الحيوية وهي وظيفة السكرتارية وإدارة المكاتب.

خلال هذه الدورة التدريبية المميزة التي تقدمها جلوماكس حول تنمية مهارات السكرتارية و إدارة المكاتب، سيتم تقديم مجموعة مميزة ومختارة بعناية لهؤلاء الأفراد الذين يرغبون في تطوير مهارتهم في السكرتارية وإدارة المكاتب، بداية من مهارات القراءة السريعة واستخدام قدرات العقل بما تمكن المشارك من استيعاب وقراءة أكبر كم ممكن من المراسلات التي يستقبلها يومياً، بل واستخدام الاساليب والادوات الحديثة التي تمكنه من الاحتفاظ بها في ذاكرته أكبر فترة ممكنة مثل الخرائط الذهنية. مروراً بمهارات التعامل مع كافة الأطراف المختلفة من زائرين وزملاء ورؤساء ومرؤوسين، وكذلك مهارات ادارة الوقت والاجتماعات وادارة الضغوط وغيرها من المهارات الإدارية الضرورية لتلك الوظيفة الحيوية، والتي تضمن لكل من يكتسبها أن يتحول عمله من عمل روتيني مسبب للضغوط والملل الى عمل ابداعي ايجابي مؤثر في الآخرين.

وبالتالي أربعة أسباب رئيسية تدعوك للمشاركة في هذه الدورة التدريبية:

• المهارات التي يقدمها البرنامج، هي مهارات أساسية لا غنى عنها لأي موظف يشغل وظيفة السكرتارية أو ادارة المكاتب
• تشكيلة المهارات التي يقدمها البرنامج مجتمعة، ستضمن لك أن تؤدي عملك بسعادة ورضا وكفاءة وفاعلية
• كافة المهارات التي ستكتسبها خلال البرنامج ستؤثر بشكل أساسي ومباشر على عملك، وايضاً بشكل قوي وغير مباشر على كافة جوانب حياتك
• سيتحول عملك الى عمل ابداعي منظم ممتع

أهداف الدورة التدريبية

بنهاية هذه الدورة التدريبية حول تنمية مهارات السكرتارية و إدارة المكاتب، سيكون المشارك قادراً على:

• استيعاب الطبيعة الجديدة والمتغيرات الحديثة لوظيفة السكرتارية وادارة المكاتب
• اتقان استخدام اساليب القراءة السريعة وتدوين الملاحظات
• التواصل بشكل فعال مع كافة الأطراف المتعاملة مع السكرتارية ومديري المكاتب
• ادارة وقته وتنظيم الأعمال باستخدام أفضل الاساليب الإدارية
• تخطيط وإدارة الإجتماعات بكفاءة وفاعلية
• التعامل بايجابية مع كافة الضغوط التي تواجه عمل السكرتارية ومديري المكاتب

المنهجية

يعتمد البرنامج بشكل أساسي على الأسلوب التشاركي Participatory Training Approach، حيث يتم استخدام النقاشات المنظمة، وجلسات العصف الذهني، ودراسات الحالة، ولعب الأدوار، بالإضافة إلى عرض أفلام تدريبية حديثة، وكذلك الألعاب التدريبية الملائمة، التي تستخدم لكسر الجليد وتنشط المتدربين بما يخدم أهداف البرنامج.

كما تتميز طريقة التدريب في هذا البرنامج بأنها تجمع ما بين التدريب والتوجيه الشخصي الحياتي Life Coaching، حيث يقدم المدرب الدعم المطلوب لكل مشارك من أجل مساعدته في تحقيق الفاعلية الشخصية، وتوجيه نصائح موجهة من أجل مساعدة كل مشارك على التطبيق الفعال لنموذج الفاعلية الشخصية الذي سيتعرف عليه خلال البرنامج.

أثر التدريب على المؤسسة

حضور الموظفين لهذه الدورة التدريبية سوف يساعد المؤسسة على تحقيق المزايا التالية:

• الاستغلال الأمثل للكفاءات الشخصية لشاغلي واحدة من أكثر الوظائف الحيوية في المؤسسة وهي وظائف السكرتارية وإدارة المكاتب
• التأثير الإيجابي المباشر على الإدارة العليا والوسطى بسبب رفع كفاءة مديري مكاتبهم بما يعود بالنفع على المؤسسة ككل
• التخفيف من الضغوط داخل العمل والصراعات بين العاملين بالمؤسسة، سواء السكرتارية او مديري المكاتب او المتعاملين معهم
• تعظيم الاستفادة من أوقات الاجتماعات والتي تستهلك جزء كبير من عمل أي مدير
• تحويل العمل الروتيني المسبب للضغوط الى عمل ابداعي ابتكاري يساعد في تطوير المؤسسة ككل

أثر التدريب على المتدرب

حضور الموظفين لهذه الدورة التدريبية سوف يساعدهم على تحقيق المزايا التالية:

• استيعاب أهم المستجدات في وظيفة السكرتارية وادارة المكاتب
• ادارة الضغوط والوقت والاجتماعات بفاعلية مما يساعد على زيادة الفاعلية الشخصية
• القيام بكافة الأعمال التي يرغب في القيام بها بطريقة أكثر ابداعاً وبأقل وقت وتكلفة
• تطوير اساليب التعامل وتحسين العلاقات مع كافة المتعاملين مع السكرتير أو مدير المكتب
• التغيير الشخصي المستمر للافضل وزيادة الرضا عن النفس والوظيفة

الفئات المستهدفة

هذه الدورة التدريبية مناسبة لجميع العاملين بمختلف مستوياتهم الإدارية وخاصة:

• مديري المكاتب
• السكرتارية
• جميع الموظفين الذين يوكل اليهم أعمال إدارية وتنظيمية
• أي فرد يريد أن يطور قدراته في مجالات ادارة الوقت والضغوط وادارة الاجتماعات والتواصل والقراءة السريعة